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H. aus DE fragt:
Guten Tag,
wir öffnen unsere Cocktailbar nur an 1-3 Tagen pro Woche.
1. ist es trotzdem notwendig an den anderen Tagen sozusagen Null-Berichte zu schreiben? Da ja im Grunde eine tägliche Aufzeichnung Pflicht ist?
2. wir haben zu Beginn eine Privateinlage für das Wechselgeld von 200€ gemacht. Nach jedem geöffneten Abend wird gezählt und bis auf den Restbestand von 200€ als Wechselgeld für den nächsten geöffneten Tag alles als Privatentnahme entnommen. Kann man das so machen? Hatte gelesen, dass viele Privatentnahmen das Finanzamt stutzig machen...also soll ich den Barumsatz „sammeln“? Möchte aber im Geschäft/zuhause nicht Zuviel Bargeld haben...können Sie mir dazu etwas raten? Wir haben keine Kassenschublade sondern nur ein Kellnerportemonnaie mit dem Wechselgeld. Das reicht uns für den aktuellen Betrieb aus. Ist das okay so?
wir öffnen unsere Cocktailbar nur an 1-3 Tagen pro Woche.
1. ist es trotzdem notwendig an den anderen Tagen sozusagen Null-Berichte zu schreiben? Da ja im Grunde eine tägliche Aufzeichnung Pflicht ist?
2. wir haben zu Beginn eine Privateinlage für das Wechselgeld von 200€ gemacht. Nach jedem geöffneten Abend wird gezählt und bis auf den Restbestand von 200€ als Wechselgeld für den nächsten geöffneten Tag alles als Privatentnahme entnommen. Kann man das so machen? Hatte gelesen, dass viele Privatentnahmen das Finanzamt stutzig machen...also soll ich den Barumsatz „sammeln“? Möchte aber im Geschäft/zuhause nicht Zuviel Bargeld haben...können Sie mir dazu etwas raten? Wir haben keine Kassenschublade sondern nur ein Kellnerportemonnaie mit dem Wechselgeld. Das reicht uns für den aktuellen Betrieb aus. Ist das okay so?
Antwort:
Guten Tag,
Wir können zu Ihren Punkten natürlich nur sehr pauschal und ohne letzte Rechtsicherheit für Sie antworten. Dieser Mailwechsel ersetzt nicht das persönliche Beratungsgespräch mit dem Steuerberater Ihres Vertrauens. Dieser sollte stets in diese Prozesse rund um die Kassenführung einbezogen werden.
zu 1.) Nein. Täglich aufzuzeichnen sind Umsätze, was denklogisch voraussetzt, dass es Umsätze geben muss. Haben Sie geschlossen, ruht folglich auch die Kasse. Eine Ausnahme würde ich empfehlen: Sollten Sie während der geschlossenen Tage Ware beziehen und hierfür Geld aus der Barkasse entnehmen, dann wäre auch für diesen Tag die Ausgabe sofort zu buchen und ein Kassenbestand zu erzeugen.
zu 2.) Ein fester Wechselgeldbestand ist nicht unüblich. Folglich müssen Sie nicht täglich Ihre Kasse auf Null Euro bringen, indem Sie für den Differenzbetrag eine Privatentnahme buchen. "Kasse" ist in Ihrem Fall das Kellnerportemonnaie. Zur Abgrenzung sprechen wir von einem Kassensystem oder einer Registrierkasse, wenn wir "Technik" meinen. Alles andere fällt unter die sogenannte "offene Ladenkasse". Also Blechkassetten, Portemonnais etc.. Natürlich soll das keine Bargeldsammelstelle werden. Geld, welches Sie nicht als Wechselgeld für den nächsten Tag benötigen, zahlen Sie auf Ihr Bankkonto ein. Bitte ein separates Bankkonto für die Cocktailbar einrichten. In Ihrem Kassenbuch führen Sie diese "Einzahlung auf Bankkonto" als Ausgabebuchung auf.
Ich denke nicht, dass viele Privatentnahmen oder Privateinlagen das Finanzamt stutzig machen. Das gilt eher für hohe Beträge, die plötzlich in die Firma eingelegt werden, wobei unklar ist, woher das Geld stammt. Erste Vermutung ist in diesen Fällen natürlich unversteuertes Geld. Haben Sie nur diesen einen Betrieb für Ihren Lebensunterhalt, können Sie keinesfalls mit einem Jahresgewinn von 10.000 € jährlich 40.000 € Einlagen leisten. Dann wäre zu beweisen, woher dieses Geld stammt.
Noch ein abschließender Satz: Sie müssen kein Kassensystem einsetzen. Hierzu besteht keine Pflicht. Der Nachteil sind dann aber Geschäftskunden, die gerne einen Spesenbeleg hätten. Dieser muss zwingend aus einem Kassensystem stammen, damit er steuerrechtlich anerkannt wird. Und gerade in diesem Bereich wird es kritisch: Keinesfalls kann man nur für diese Kunden eine Registrierkasse einsetzen und den Rest über die offene Ladenkasse abwickeln. Hier müssen Sie entscheiden, was Sie wollen.
Ich wünsche Ihnen recht viel Erfolg mit Ihrem neuen Unternehmen.
Wir können zu Ihren Punkten natürlich nur sehr pauschal und ohne letzte Rechtsicherheit für Sie antworten. Dieser Mailwechsel ersetzt nicht das persönliche Beratungsgespräch mit dem Steuerberater Ihres Vertrauens. Dieser sollte stets in diese Prozesse rund um die Kassenführung einbezogen werden.
zu 1.) Nein. Täglich aufzuzeichnen sind Umsätze, was denklogisch voraussetzt, dass es Umsätze geben muss. Haben Sie geschlossen, ruht folglich auch die Kasse. Eine Ausnahme würde ich empfehlen: Sollten Sie während der geschlossenen Tage Ware beziehen und hierfür Geld aus der Barkasse entnehmen, dann wäre auch für diesen Tag die Ausgabe sofort zu buchen und ein Kassenbestand zu erzeugen.
zu 2.) Ein fester Wechselgeldbestand ist nicht unüblich. Folglich müssen Sie nicht täglich Ihre Kasse auf Null Euro bringen, indem Sie für den Differenzbetrag eine Privatentnahme buchen. "Kasse" ist in Ihrem Fall das Kellnerportemonnaie. Zur Abgrenzung sprechen wir von einem Kassensystem oder einer Registrierkasse, wenn wir "Technik" meinen. Alles andere fällt unter die sogenannte "offene Ladenkasse". Also Blechkassetten, Portemonnais etc.. Natürlich soll das keine Bargeldsammelstelle werden. Geld, welches Sie nicht als Wechselgeld für den nächsten Tag benötigen, zahlen Sie auf Ihr Bankkonto ein. Bitte ein separates Bankkonto für die Cocktailbar einrichten. In Ihrem Kassenbuch führen Sie diese "Einzahlung auf Bankkonto" als Ausgabebuchung auf.
Ich denke nicht, dass viele Privatentnahmen oder Privateinlagen das Finanzamt stutzig machen. Das gilt eher für hohe Beträge, die plötzlich in die Firma eingelegt werden, wobei unklar ist, woher das Geld stammt. Erste Vermutung ist in diesen Fällen natürlich unversteuertes Geld. Haben Sie nur diesen einen Betrieb für Ihren Lebensunterhalt, können Sie keinesfalls mit einem Jahresgewinn von 10.000 € jährlich 40.000 € Einlagen leisten. Dann wäre zu beweisen, woher dieses Geld stammt.
Noch ein abschließender Satz: Sie müssen kein Kassensystem einsetzen. Hierzu besteht keine Pflicht. Der Nachteil sind dann aber Geschäftskunden, die gerne einen Spesenbeleg hätten. Dieser muss zwingend aus einem Kassensystem stammen, damit er steuerrechtlich anerkannt wird. Und gerade in diesem Bereich wird es kritisch: Keinesfalls kann man nur für diese Kunden eine Registrierkasse einsetzen und den Rest über die offene Ladenkasse abwickeln. Hier müssen Sie entscheiden, was Sie wollen.
Ich wünsche Ihnen recht viel Erfolg mit Ihrem neuen Unternehmen.
V. (Bäckerei) fragt:
Guten Tag,
was müssen wir tun, wenn wir vergessen haben vor der Erstellung des Z Bons ein Storno (700€) einzugeben? Welche Dokumentation ist nötig (Abmahnung/Ermahnung Mitarbeiter)?
Vielen Dank für die Hilfe
Gruß
V.
was müssen wir tun, wenn wir vergessen haben vor der Erstellung des Z Bons ein Storno (700€) einzugeben? Welche Dokumentation ist nötig (Abmahnung/Ermahnung Mitarbeiter)?
Vielen Dank für die Hilfe
Gruß
V.
Antwort:
Sehr geehrter Herr V.,
natürlich haben Sie im Ergebnis einen falschen Kassenbestand. Das Fehler vorkommen, geht absolut in Ordnung. Ein Finanzgericht hatte sogar bei einer blitzsauberen Kasse geurteilt, dass diese Kasse nicht stimmen könne. Denn keine Kassenführung sei absolut fehlerfrei.
Vor diesem Hintergrund sollten Sie Mitarbeiter bei solchen Fehlern auch nicht zu hart angehen. Für die Betriebsprüfung wird ausreichend sein, dass der Fehler durch einen Vermerk dokumentiert wird. Praktischerweise kann dies auf dem betreffenden Z-Bon handschriftlich vermerkt werden. Oder Sie fügen ein Beiblatt hinzu.
Es gibt einen weiteren Grundsatz, der Ihre Situation beruhigen könnte. Fehlerhafte Z-Bons können durch die Journalrolle ersetzt werden. Da Sie praktisch gesehen keine mitlaufende Journalrolle mehr haben werden, würde ich das Tagesjournal an Ihrer Stelle ausdrucken und dem Z-Bon beilegen. Dies vorausgesetzt, dass Sie noch mit einer Papierbuchhaltung arbeiten. Läuft das insgesamt elektronisch, würde ich das Tagesjournal dennoch drucken und separat weglegen, weil einige Kassensysteme die Journale nach einigen Monaten automatisch wegsichern und nur noch komprimiert vorhalten. Das kann man natürlich wieder rücksichern, wer aber will in einer Prüfungssituation ohne Not mehr Daten anbieten als nachgefragt werden?
Auf welchem Weg Sie den falschen Betrag aus der Kassenführung herausbekommen, hängt von Ihrem Kassensystem ab. Entweder können Sie das Storno am nächsten Tag nachholen (was ich für unwahrscheinlich halte), oder Sie lösen dies durch eine Saldovortragskorrektur. Stimmen Sie sich in jedem Falle mit Ihrem Steuerberater ab, damit die Falschbuchung nicht versehentlich als Umsatz erfasst wird.
natürlich haben Sie im Ergebnis einen falschen Kassenbestand. Das Fehler vorkommen, geht absolut in Ordnung. Ein Finanzgericht hatte sogar bei einer blitzsauberen Kasse geurteilt, dass diese Kasse nicht stimmen könne. Denn keine Kassenführung sei absolut fehlerfrei.
Vor diesem Hintergrund sollten Sie Mitarbeiter bei solchen Fehlern auch nicht zu hart angehen. Für die Betriebsprüfung wird ausreichend sein, dass der Fehler durch einen Vermerk dokumentiert wird. Praktischerweise kann dies auf dem betreffenden Z-Bon handschriftlich vermerkt werden. Oder Sie fügen ein Beiblatt hinzu.
Es gibt einen weiteren Grundsatz, der Ihre Situation beruhigen könnte. Fehlerhafte Z-Bons können durch die Journalrolle ersetzt werden. Da Sie praktisch gesehen keine mitlaufende Journalrolle mehr haben werden, würde ich das Tagesjournal an Ihrer Stelle ausdrucken und dem Z-Bon beilegen. Dies vorausgesetzt, dass Sie noch mit einer Papierbuchhaltung arbeiten. Läuft das insgesamt elektronisch, würde ich das Tagesjournal dennoch drucken und separat weglegen, weil einige Kassensysteme die Journale nach einigen Monaten automatisch wegsichern und nur noch komprimiert vorhalten. Das kann man natürlich wieder rücksichern, wer aber will in einer Prüfungssituation ohne Not mehr Daten anbieten als nachgefragt werden?
Auf welchem Weg Sie den falschen Betrag aus der Kassenführung herausbekommen, hängt von Ihrem Kassensystem ab. Entweder können Sie das Storno am nächsten Tag nachholen (was ich für unwahrscheinlich halte), oder Sie lösen dies durch eine Saldovortragskorrektur. Stimmen Sie sich in jedem Falle mit Ihrem Steuerberater ab, damit die Falschbuchung nicht versehentlich als Umsatz erfasst wird.
H. aus Deutschland fragt:
Hallo. Ich arbeite in einer kleinen Bäckerei als Verkaufsfahrerin. Nach meiner Schicht ist es mir nicht möglich die Kasse zu zählen, da nur der Chef (der meist erst spät abends nach Ladenschluss da ist) den Schlüssel hat um einen z oder x Bon zu ziehen. Wer trägt die Verantwortung für die Einnahmen. Sollte ich nicht auch die Möglichkeit haben zu kontrollieren ob die Kasse stimmt?
Antwort:
Guten Tag,
erst einmal Respekt dafür, dass ein mobiler Verkaufswagen ein Kassensystem an Bord hat. Hätte ich nicht erwartet und ist auch keine Pflicht.
Ob nun ein Kassensystem vorhanden ist oder die Kasse handschriftlich geführt wird: Die Kassenzählung muss zeitnah erfolgen. Die Finanzverwaltung sieht es als zeitnah an, wenn spätestens am nachfolgenden Tag vor 12.00 Uhr gezählt wird. Das liegt also in der Verantwortung Ihres Chefs. Steuerrechtlich ist dieses Verfahren in Ordnung.
Ihre weitergehende Frage, die irgendwie mitschwingt, betrifft das Arbeitsrecht. Was passiert, wenn Ihr Chef Ihnen ein Kassenminus vorhält, welches Sie selbst (mangels Zählung) nicht überprüfen konnten? Dazu müsste Ihnen ein Rechtsanwalt antworten.
erst einmal Respekt dafür, dass ein mobiler Verkaufswagen ein Kassensystem an Bord hat. Hätte ich nicht erwartet und ist auch keine Pflicht.
Ob nun ein Kassensystem vorhanden ist oder die Kasse handschriftlich geführt wird: Die Kassenzählung muss zeitnah erfolgen. Die Finanzverwaltung sieht es als zeitnah an, wenn spätestens am nachfolgenden Tag vor 12.00 Uhr gezählt wird. Das liegt also in der Verantwortung Ihres Chefs. Steuerrechtlich ist dieses Verfahren in Ordnung.
Ihre weitergehende Frage, die irgendwie mitschwingt, betrifft das Arbeitsrecht. Was passiert, wenn Ihr Chef Ihnen ein Kassenminus vorhält, welches Sie selbst (mangels Zählung) nicht überprüfen konnten? Dazu müsste Ihnen ein Rechtsanwalt antworten.
F. aus Norddeutschland fragt:
In unserem Schwimmbad wird ein zertifiziertes Kassensystem genutzt. Angegliedert an die Bargeldkassen der Mitarbeiter ist ein Automat, an dem Eintrittskarten gezogen werden können, falls mal kurzzeitig kein Mitarbeiter vor Ort sein sollte. Da dieser Automat in das Kassensystem integriert ist, kann der Sollbestand (sowohl an Einnahmen, als auch an Wechselgeld) jederzeit anhand von Berichten geprüft werden.
Frage 1: Müssen die Einnahmen aus dem Automaten täglich entnommen, und die Soll-Ist-Bestände an Wechselgeld abgeglichen, werden?
Frage 2: Darf der Z-Bon von den Mitarbeitern selbst erstellt werden? Das System druckt zum Schichtende einen kleinen Zettel mit Schichtnummer, Schichtbeginn und -ende, sowie den Brutto- und Netto-Solleinnahmen aus. Darauf vermerkt sind keine Ist-Einnahmen, Stornobuchungen, Preisnachlässe, Retouren und Entnahmen. Wir handhaben es immer so, dass die Kassierer diesen Zettel auf ein A4-Blatt aufkleben, auf dem sie zusätzlich ihre Ist-Einnahmen vermerken (Anzahl und Art der Scheine/ Münzen; natürlich gibt es niemals Differenzen, denn sie sehen auf dem Ausdruck, was sie eingenommen haben müssen), die Stornobelege anheften, und unterschreiben. Kann man dieses selbst erstellte "Paket" als Z-Bon werten, oder müssen wir beim Softwarehersteller um eine kostenpflichtige Erweiterung (hier wurde uns die "verdeckte Schichtermittlung" angeboten) bitten?
Frage 1: Müssen die Einnahmen aus dem Automaten täglich entnommen, und die Soll-Ist-Bestände an Wechselgeld abgeglichen, werden?
Frage 2: Darf der Z-Bon von den Mitarbeitern selbst erstellt werden? Das System druckt zum Schichtende einen kleinen Zettel mit Schichtnummer, Schichtbeginn und -ende, sowie den Brutto- und Netto-Solleinnahmen aus. Darauf vermerkt sind keine Ist-Einnahmen, Stornobuchungen, Preisnachlässe, Retouren und Entnahmen. Wir handhaben es immer so, dass die Kassierer diesen Zettel auf ein A4-Blatt aufkleben, auf dem sie zusätzlich ihre Ist-Einnahmen vermerken (Anzahl und Art der Scheine/ Münzen; natürlich gibt es niemals Differenzen, denn sie sehen auf dem Ausdruck, was sie eingenommen haben müssen), die Stornobelege anheften, und unterschreiben. Kann man dieses selbst erstellte "Paket" als Z-Bon werten, oder müssen wir beim Softwarehersteller um eine kostenpflichtige Erweiterung (hier wurde uns die "verdeckte Schichtermittlung" angeboten) bitten?
Antwort:
Guten Tag in den Norden,
ich würde Ihren "Automaten" analog zu Fahrscheinautomaten sehen. Hierbei handelt es sich laut Gesetzgeber nicht um Kassen (Katalog § 1 S. 2 KassenSichV i.V. mit § 146a Abs. 1 S. 1 AO). Der Automat selbst muss damit nicht GoBD-Konform sein.
Frage 1: Klares Jein. Der Bundesfinanzminister hat am 19. Juni 2018 durch einen Anwendungserlass zu § 146 Abgabenordnung geregelt, dass hier der Zeitpunkt der Kassenentleerung maßgeblich ist. Dann, wenn Sie die Kasse leeren, muss die Einnahmebuchung im Kassensystem erfolgen. Sorgen macht mir Ihre Aussage, wonach der Automat in das Kassensystem integriert ist. Dem müssen Sie nachgehen. Wenn Sie mit integriert eine automatische Einnahmebuchung am jeweiligen Tag verstehen, müssen Sie nach meiner Meinung die Kasse auch zählen. Haben Sie nur einen rein informativen Zugriff ohne Buchung, eher nicht. Diese Frage sollte Ihr Steuerberater aber beantworten können.
Frage 2: Ja, ein vom Mitarbeiter erzeugter Z-Bon ist sogar noch authentischer als von Chef/Chefin selbst erzeugt. So sieht es der Prüfer, da Mitarbeiter ja keine Betrugsmotivation hätten ;-). Ich bin mir aber nicht sicher, ob wir tatsächlich von einem Z-BON sprechen. Typischerweise steht über dem Beleg "Z-Bon" oder "Tagesendbericht". Diese sind fortlaufend nummeriert. Daneben gibt es Schichtabrechnungen, um die es hier aber nicht geht. Denn die Summe aller Schichtabrechnungen ist der Tagesbericht. Dabei ist wichtig, dass im Bericht vermerkt wird, dass keine Schichten noch offen sind. Auch Ihre Kasse muss einen Tagesabschluss fahren können. Andernfalls ist sie nicht GoBD konform. Das darf kein kostenpflichtiges Erweiterungstool sein, hier sind wir an der Kernaufgabe einer Kasse, nämlich Tages- und Monatsabschlüsse zu erstellen. Ich befürchte, Ihr Kassensystem ist nicht GoBD fähig. Oder Sie haben die Funktionalitäten Ihrer Kasse noch nicht gründlich erforscht. Lassen Sie sich sicherheitshalber vom Hersteller schriftlich bestätigen, dass Ihre Kasse den GoBD entspricht.
Die verdeckten Schichtermittlungen sollen vermutlich nur eingeschliffene Workflows nachbilden. Hier wird es einfacher sein, sich an dem Workflow der Kasse anzulehen. Mich irritiert auch das Wording: Hoffentlich verdeckt und nicht versteckt. Sinn ergibt es trotzdem nicht. Es sei denn, man will damit den Tagesendbericht simulieren, um Fehler zu vermeiden. Das wäre ein grundfalscher Ansatz, weil Fehler zum Leben gehören. Wer sich verzählt, korrigiert ganz offen und niemals verdeckt am nächsten Tag. Fehlen solche menschlichen Fehler, ist die Kassenführung nicht authentisch.
Das Kombinieren von Ausdrucken aus der Kasse mit handschriftlichen Vermerken (..."IST-Einnahmen vermerkt"...) ist keine maschinelle Kassenführung. Sie stehen hier auf dünnem Eis. Das kann bei Prüfungen gut gehen, oder eben nicht.
Noch ein Hinweis: Sortenzählungen (Anzahl 10 Centsücke usw) sind nicht verpflichtend.
ich würde Ihren "Automaten" analog zu Fahrscheinautomaten sehen. Hierbei handelt es sich laut Gesetzgeber nicht um Kassen (Katalog § 1 S. 2 KassenSichV i.V. mit § 146a Abs. 1 S. 1 AO). Der Automat selbst muss damit nicht GoBD-Konform sein.
Frage 1: Klares Jein. Der Bundesfinanzminister hat am 19. Juni 2018 durch einen Anwendungserlass zu § 146 Abgabenordnung geregelt, dass hier der Zeitpunkt der Kassenentleerung maßgeblich ist. Dann, wenn Sie die Kasse leeren, muss die Einnahmebuchung im Kassensystem erfolgen. Sorgen macht mir Ihre Aussage, wonach der Automat in das Kassensystem integriert ist. Dem müssen Sie nachgehen. Wenn Sie mit integriert eine automatische Einnahmebuchung am jeweiligen Tag verstehen, müssen Sie nach meiner Meinung die Kasse auch zählen. Haben Sie nur einen rein informativen Zugriff ohne Buchung, eher nicht. Diese Frage sollte Ihr Steuerberater aber beantworten können.
Frage 2: Ja, ein vom Mitarbeiter erzeugter Z-Bon ist sogar noch authentischer als von Chef/Chefin selbst erzeugt. So sieht es der Prüfer, da Mitarbeiter ja keine Betrugsmotivation hätten ;-). Ich bin mir aber nicht sicher, ob wir tatsächlich von einem Z-BON sprechen. Typischerweise steht über dem Beleg "Z-Bon" oder "Tagesendbericht". Diese sind fortlaufend nummeriert. Daneben gibt es Schichtabrechnungen, um die es hier aber nicht geht. Denn die Summe aller Schichtabrechnungen ist der Tagesbericht. Dabei ist wichtig, dass im Bericht vermerkt wird, dass keine Schichten noch offen sind. Auch Ihre Kasse muss einen Tagesabschluss fahren können. Andernfalls ist sie nicht GoBD konform. Das darf kein kostenpflichtiges Erweiterungstool sein, hier sind wir an der Kernaufgabe einer Kasse, nämlich Tages- und Monatsabschlüsse zu erstellen. Ich befürchte, Ihr Kassensystem ist nicht GoBD fähig. Oder Sie haben die Funktionalitäten Ihrer Kasse noch nicht gründlich erforscht. Lassen Sie sich sicherheitshalber vom Hersteller schriftlich bestätigen, dass Ihre Kasse den GoBD entspricht.
Die verdeckten Schichtermittlungen sollen vermutlich nur eingeschliffene Workflows nachbilden. Hier wird es einfacher sein, sich an dem Workflow der Kasse anzulehen. Mich irritiert auch das Wording: Hoffentlich verdeckt und nicht versteckt. Sinn ergibt es trotzdem nicht. Es sei denn, man will damit den Tagesendbericht simulieren, um Fehler zu vermeiden. Das wäre ein grundfalscher Ansatz, weil Fehler zum Leben gehören. Wer sich verzählt, korrigiert ganz offen und niemals verdeckt am nächsten Tag. Fehlen solche menschlichen Fehler, ist die Kassenführung nicht authentisch.
Das Kombinieren von Ausdrucken aus der Kasse mit handschriftlichen Vermerken (..."IST-Einnahmen vermerkt"...) ist keine maschinelle Kassenführung. Sie stehen hier auf dünnem Eis. Das kann bei Prüfungen gut gehen, oder eben nicht.
Noch ein Hinweis: Sortenzählungen (Anzahl 10 Centsücke usw) sind nicht verpflichtend.
W. aus Süddeutschland fragt:
Ich arbeite in einer .... Kommune. In unserem Hallen- und Freibad sowie im Kuramt haben wir jeweils eine alte Reg.Kasse aus den 90iger Jahren eingesetzt. Beide Betriebe sind als Betrieb gewerblicher Art eingestuft. Unterliegen wir auch dem Kassengesetz ?
Antwort:
Klares JA. Man hat bei der Definition, was überhaupt eine "Kasse" sei, den Kommunen damit geholfen, dass Fahrkartenautomaten im öffl. Nahverkehr keine Kassen sein sollen. Das ist nicht logisch und sicherlich politisch getrieben. Weitergehende Konzessionen gegenüber der öffl. Hand sind hier aber nicht bekannt. Wie Sie selbst schreiben, handelt es sich um einen kommunalen Gewerbebetrieb. Sie unterfallen dem normalen Steuerrecht, was entsprechend auch für die Aufzeichnungspflichten gilt. Somit droht Ärger, sollte die ab 1.1.2018 mögliche Kassennachschau feststellen, dass kein GoBD-konformes Kassensystem im Einsatz ist. Es gibt inzwischen sehr gute und relativ günstige Softwarekassen, die beispielsweise in der Hallen- und Freibadgastronomie eingesetzt werden können. Arbeitet Ihr Betrieb mit Kartensystemen für Badegäste, wird es freilich ein wenig komplexer und teurer. Vor- und Nachteile einer jeden Lösung sollten Sie auf die eigenen Betriebsabläufe abstellen und betreffend der ordnungsgemäßen steuerrechtlichen Umsetzung mit Ihrem Steuerberater besprechen. Das macht auch deshalb Sinn, weil das Finanzamt bei Betriebsprüfungen auch eine Verfahrensdokumentation anfordert. Und die besteht aus mehr als nur der Bedienungsanleitung für das Kassensystem…
S. aus DE fragt:
Ich arbeite in einem Blumenladen und wir sind sehr verzweifelt,was für eine Kasse müssen wir haben damit wir kein Stress bekommen.
Antwort:
Guten Tag,
vielen Dank für Ihre Anfrage bei www.kassengesetz.de . Natürlich richtet sich die Notwenigkeit eines Kassensystems nach der Umsatzgröße Ihres Geschäfts. Sollten Sie einen "normalen" Blumenladen haben, würde ich glatt auch eine Registrierkasse verzichten. Sie müssen keine Registrierkasse einsetzen. Hier reicht es aus, handschriftlich ein Kassenbuch zu führen. Wie man das macht, wird Ihnen Ihr Steuerberater erklären. Kunden erhalten als Beleg handgeschriebene Quittungen.
Ist Ihnen das zu lästig, muss die Registrierkasse den GoBD (früher: GDPdU) entsprechen. Beide Fachbegriffe meinen Vorschriften, die wir unter "Kassengesetz" zusammenfassen. Der Hersteller ihres jetzigen Systems kann Ihnen sagen, ob die Kasse geltendem Recht entspricht.
Nicht möglich ist eine Kombination aus einer alten, geltendem Recht nicht entsprechenden Kasse mit einem handschriftlichen Kassenbuch.
Gerne können Sie mich auch unter der Rufnummer .... anrufen.
vielen Dank für Ihre Anfrage bei www.kassengesetz.de . Natürlich richtet sich die Notwenigkeit eines Kassensystems nach der Umsatzgröße Ihres Geschäfts. Sollten Sie einen "normalen" Blumenladen haben, würde ich glatt auch eine Registrierkasse verzichten. Sie müssen keine Registrierkasse einsetzen. Hier reicht es aus, handschriftlich ein Kassenbuch zu führen. Wie man das macht, wird Ihnen Ihr Steuerberater erklären. Kunden erhalten als Beleg handgeschriebene Quittungen.
Ist Ihnen das zu lästig, muss die Registrierkasse den GoBD (früher: GDPdU) entsprechen. Beide Fachbegriffe meinen Vorschriften, die wir unter "Kassengesetz" zusammenfassen. Der Hersteller ihres jetzigen Systems kann Ihnen sagen, ob die Kasse geltendem Recht entspricht.
Nicht möglich ist eine Kombination aus einer alten, geltendem Recht nicht entsprechenden Kasse mit einem handschriftlichen Kassenbuch.
Gerne können Sie mich auch unter der Rufnummer .... anrufen.
S. aus DE fragt:
Ich betreibe einen Waschsalon. Nun wurde in einer laufenden Umsatzsteuerprüfung festgestellt, dass ich die Einnahmen aus dem Waschautomaten täglich in ein Kassenbuch zu schreiben habe gemäß § 146 Abs. 1 S. 2 AO.
Bisher wurde der Automat nur unregelmäßig geleert und das Geld zur Bank gebracht.
Wie ist es nun richtig?
Bisher wurde der Automat nur unregelmäßig geleert und das Geld zur Bank gebracht.
Wie ist es nun richtig?
Antwort:
Hallo und guten Tag,
Damit ich es nicht falsch verstehe: Waschsalon meint Textilwaschmaschinen für Bekleidung, die durch Münzeinwurf gestartet werden.
Ich habe Ihnen einen Artikel beigefügt, der „Selbstbedienungsregistrierkassen“ anspricht. In diese Richtung sollten Sie argumentieren, wenn denn Ihr Waschsalon ohne Personal betrieben wird. Dann stellt sich freilich die Frage, wie ab 1.1.2017 zu verfahren ist. Zumindest aber könnten Sie sich bis 31.12.2016 auf die „Kassenrichtlinie 2010“ berufen und erklären, dass es keine Updatemöglichkeiten für die Software geben würde. Dann sind Sie aus dem Thema GoBD erst einmal raus.
Momentan hat der Prüfer Ihr System als „offene Ladenkasse“ angesehen, die täglich geleert, gezählt und in ein Kassenbuch einzutragen ist. Ich würde dennoch in die Richtung „Vending“ argumentieren und versuchen, eine maximal wöchentliche Leerung hinzubekommen. Man kann über den Sie vertretenden Steuerberater diese Frage über ihr Finanzamt abschließend klären lassen. Vorwand muß eine anstehende Investition sein (=kein abgeschlossener Sachverhalt), die besser unter 10.000 EUR liegt, da dann keine Gebühren anfallen. Bei Ihnen drängt sich die Frage auf, ob Sie Ihre Geräte „technisch aufrüsten“ müssen, damit die Maschinen GoBD-Daten übertragen können. Denn schließlich sind Sie nicht täglich „vor Ort“, um die Geldschubladen zu leeren. Vermutlich wird man diese Auskunft ablehnen, Ihnen aber einen Hinweis geben, wie die Sache zu sehen ist.
Nebenbei: Sollten Sie keinen Jahresabschluss („Bilanz“) aufstellen und Ihre Einnahmen über eine Einnahme- Überschußrechnung ermitteln, gibt es Erleichterungen bei der Kassenbuchführung. Wird hier nur durch eine geordnete Belegablage die Einnahmeseite plausibel dargestellt, reicht das. Führen Sie tatsächlich „freiwillig“ ein Kassenbuch, müssen Sie sich daran auch messen lassen.
Ich kann und darf Ihnen mit dieser Auskunft keine Rechtsicherheit geben, da ich Ihren Fall nicht gut genug kenne. Zumindest haben Sie einige Anhaltspunkte, wie Sie weiter vorgehen können.
Damit ich es nicht falsch verstehe: Waschsalon meint Textilwaschmaschinen für Bekleidung, die durch Münzeinwurf gestartet werden.
Ich habe Ihnen einen Artikel beigefügt, der „Selbstbedienungsregistrierkassen“ anspricht. In diese Richtung sollten Sie argumentieren, wenn denn Ihr Waschsalon ohne Personal betrieben wird. Dann stellt sich freilich die Frage, wie ab 1.1.2017 zu verfahren ist. Zumindest aber könnten Sie sich bis 31.12.2016 auf die „Kassenrichtlinie 2010“ berufen und erklären, dass es keine Updatemöglichkeiten für die Software geben würde. Dann sind Sie aus dem Thema GoBD erst einmal raus.
Momentan hat der Prüfer Ihr System als „offene Ladenkasse“ angesehen, die täglich geleert, gezählt und in ein Kassenbuch einzutragen ist. Ich würde dennoch in die Richtung „Vending“ argumentieren und versuchen, eine maximal wöchentliche Leerung hinzubekommen. Man kann über den Sie vertretenden Steuerberater diese Frage über ihr Finanzamt abschließend klären lassen. Vorwand muß eine anstehende Investition sein (=kein abgeschlossener Sachverhalt), die besser unter 10.000 EUR liegt, da dann keine Gebühren anfallen. Bei Ihnen drängt sich die Frage auf, ob Sie Ihre Geräte „technisch aufrüsten“ müssen, damit die Maschinen GoBD-Daten übertragen können. Denn schließlich sind Sie nicht täglich „vor Ort“, um die Geldschubladen zu leeren. Vermutlich wird man diese Auskunft ablehnen, Ihnen aber einen Hinweis geben, wie die Sache zu sehen ist.
Nebenbei: Sollten Sie keinen Jahresabschluss („Bilanz“) aufstellen und Ihre Einnahmen über eine Einnahme- Überschußrechnung ermitteln, gibt es Erleichterungen bei der Kassenbuchführung. Wird hier nur durch eine geordnete Belegablage die Einnahmeseite plausibel dargestellt, reicht das. Führen Sie tatsächlich „freiwillig“ ein Kassenbuch, müssen Sie sich daran auch messen lassen.
Ich kann und darf Ihnen mit dieser Auskunft keine Rechtsicherheit geben, da ich Ihren Fall nicht gut genug kenne. Zumindest haben Sie einige Anhaltspunkte, wie Sie weiter vorgehen können.
Y.R. aus Niedersachsen fragt:
Hallo Herr ....,
ich bin Mandantin bei Ihnen und hoffe [ anonymisiert]. Wie Sie wissen, betreibe ich nebenbei auch Food & Snack Automaten, die an der ......Schule stehen. Ich habe eifrig Ihre Informationen mitgelesen und habe im Prinzip keine Sorgen damit. Bis auf die Tatsache, dass ich die Automaten nur jeweils Montags oder Dienstags auffülle und das Geld entnehme. Somit kann ich nicht täglich meine Einnahmen zählen. Schlimm?
ich bin Mandantin bei Ihnen und hoffe [ anonymisiert]. Wie Sie wissen, betreibe ich nebenbei auch Food & Snack Automaten, die an der ......Schule stehen. Ich habe eifrig Ihre Informationen mitgelesen und habe im Prinzip keine Sorgen damit. Bis auf die Tatsache, dass ich die Automaten nur jeweils Montags oder Dienstags auffülle und das Geld entnehme. Somit kann ich nicht täglich meine Einnahmen zählen. Schlimm?
Antwort:
Im Mai 2018 hat sich die geschilderte Situation verändert. Nunmehr hat die Finanzverwaltung von der täglichen Entleerungspflicht bei Automaten Abstand genommen und erwartet einen Kassenbucheintrag nach konkreter Entleerung. Dies ist jedoch kein Freibrief, Automaten bspw. nur einmal im Monat im Kassenbuch zu erfassen. Wird geleert, wird die Einnahme erfasst. Denn am Ende des Tages muss die Story beim Finanzamt stimmig sein. Es gibt Regionen in Deutschland, bei denen eine tägliche Entleerung der Automatenkassen vernünftig ist, weil andernfalls Andere den Automaten mit der Brechstange leeren. Hier ergibt es keinen Sinn, dem Finanzamtsprüfer zu erklären, man müsse nur monatlich entleeren.
Alte Rechtslage (gleiches Ergebnis):
Hallo Frau R....,
weshalb haben Sie nicht angerufen? Andererseits: Die Frage hilft im Forum. Also herzlichen Dank ;-) Es gibt zum Thema "Vending" und GoBD keine verlässlichen Informationen. Im Gesetz steht, es "soll" täglich gezählt werden. Aus dem "soll" ist aber bei 99% aller Kassen ein "muss" zu sehen, da die GoBD auf Unveränderbarkeit höchsten Wert legen. Und dies bedeutet spätestens am nächsten Tag.
Sie sind nachvollziehbar nur im Wochenrhythmus "vor Ort". Das genügt in diesem Fall, wenn das Gerät selbst die Bedienungen registriert und einen Tagesabschluss fährt. Denn die Woche kann ja mal über das Monatsende hinausgehen. Schicken Sie doch bitte einmal die ....Datei [ Datensatz aus dem Gerät] an Frau ..... . Wir sehen und das gemeinsam an. Weiterhin: Im Moment fallen die Automaten mit in Ihren bilanzpflichtigen Betrieb. Falls wir dies ausgliedern würden, wären Sie Einnahme- Überschussrechnerin mit einigen Aufzeichnungserleichterungen zur Kassenführung. Allerdings schützt das nicht vollständig vor den GoBD, wenn der Automat für sich als Registrierkasse gewertet werden würde. Wer freiwillig (oder weil es eben nicht anders geht) eine Kasse führt, muss dies dann auch ordnungsgemäß tun.
Keine Sorge: Wir besprechen das einmal, danach ist das kein Problem mehr.
Liebe Grüße
Ihre Wotax
Alte Rechtslage (gleiches Ergebnis):
Hallo Frau R....,
weshalb haben Sie nicht angerufen? Andererseits: Die Frage hilft im Forum. Also herzlichen Dank ;-) Es gibt zum Thema "Vending" und GoBD keine verlässlichen Informationen. Im Gesetz steht, es "soll" täglich gezählt werden. Aus dem "soll" ist aber bei 99% aller Kassen ein "muss" zu sehen, da die GoBD auf Unveränderbarkeit höchsten Wert legen. Und dies bedeutet spätestens am nächsten Tag.
Sie sind nachvollziehbar nur im Wochenrhythmus "vor Ort". Das genügt in diesem Fall, wenn das Gerät selbst die Bedienungen registriert und einen Tagesabschluss fährt. Denn die Woche kann ja mal über das Monatsende hinausgehen. Schicken Sie doch bitte einmal die ....Datei [ Datensatz aus dem Gerät] an Frau ..... . Wir sehen und das gemeinsam an. Weiterhin: Im Moment fallen die Automaten mit in Ihren bilanzpflichtigen Betrieb. Falls wir dies ausgliedern würden, wären Sie Einnahme- Überschussrechnerin mit einigen Aufzeichnungserleichterungen zur Kassenführung. Allerdings schützt das nicht vollständig vor den GoBD, wenn der Automat für sich als Registrierkasse gewertet werden würde. Wer freiwillig (oder weil es eben nicht anders geht) eine Kasse führt, muss dies dann auch ordnungsgemäß tun.
Keine Sorge: Wir besprechen das einmal, danach ist das kein Problem mehr.
Liebe Grüße
Ihre Wotax
L.T. aus dem Rhein/Main Gebiet fragt:
Hallo,
stimmt es, dass SB-Staubsauger Kassen sind, die unter die GoBD fallen? Wie soll das gehen. Da ist nur ein Münzprüfer drin.
stimmt es, dass SB-Staubsauger Kassen sind, die unter die GoBD fallen? Wie soll das gehen. Da ist nur ein Münzprüfer drin.
Antwort:
Sehr geehrter Herr T.,
ja, ein SB-Sauger ist eine "Kasse". Tatsächlich sprechen die GoBD von "Geräten". Kommt hier Geld rein und Leistung raus, liegt ein "Gerät" vor, welches unter die GoBD fällt.
Das bedeutet aber nicht automatisch, dass ihr Sauger einen Datensatz für den Prüfer ausspucken muß. Unsere Meinung, die wir Ihnen unverbindlich wiedergeben: Es handelt sich um eine "offene Ladenkasse" (Fachbegriff), welche manuell geführt werden sollte. Wir empfehlen die Tageseinnahmen und -soweit vorhanden- den Zählerstand auf einer Einbuchungsliste JE Sauger festzuhalten und dieses Geld am selben Tag und zwingend betragsgleich in der Tankstellenkasse einzubuchen. Ihr SB-Sauger wird also nicht im eigenen Kassenkreislauf gesehen, sondern als Filialkasse, die täglich auf die GoBD-fähige Hauptkasse aufgelöst wird.
ZWINGEND täglich.
Tipp: Falls kein 24 Stundenbetrieb gegeben ist, ruhig nachts das Geldfach offen lassen, aber die leere Auffangschale (teuer!) rausnehmen und für die Frühschicht auf den Tresen stellen. Diese trägt die Schale wieder zum Gerät und schließt ab. So ersparen Sie sich vielleicht Reparaturkosten nach Aufbruchsversuchen. Kritisch: Ist nicht abgeschlossen, könnte die Versicherung den Vandalismus im offenen Gerät nicht ersetzen.
Freundliche Grüße
Ihre WOTAX
ja, ein SB-Sauger ist eine "Kasse". Tatsächlich sprechen die GoBD von "Geräten". Kommt hier Geld rein und Leistung raus, liegt ein "Gerät" vor, welches unter die GoBD fällt.
Das bedeutet aber nicht automatisch, dass ihr Sauger einen Datensatz für den Prüfer ausspucken muß. Unsere Meinung, die wir Ihnen unverbindlich wiedergeben: Es handelt sich um eine "offene Ladenkasse" (Fachbegriff), welche manuell geführt werden sollte. Wir empfehlen die Tageseinnahmen und -soweit vorhanden- den Zählerstand auf einer Einbuchungsliste JE Sauger festzuhalten und dieses Geld am selben Tag und zwingend betragsgleich in der Tankstellenkasse einzubuchen. Ihr SB-Sauger wird also nicht im eigenen Kassenkreislauf gesehen, sondern als Filialkasse, die täglich auf die GoBD-fähige Hauptkasse aufgelöst wird.
ZWINGEND täglich.
Tipp: Falls kein 24 Stundenbetrieb gegeben ist, ruhig nachts das Geldfach offen lassen, aber die leere Auffangschale (teuer!) rausnehmen und für die Frühschicht auf den Tresen stellen. Diese trägt die Schale wieder zum Gerät und schließt ab. So ersparen Sie sich vielleicht Reparaturkosten nach Aufbruchsversuchen. Kritisch: Ist nicht abgeschlossen, könnte die Versicherung den Vandalismus im offenen Gerät nicht ersetzen.
Freundliche Grüße
Ihre WOTAX
D.W. aus Franken (Bayern) fragt:
Guten Tag,
Ich setzte eine Registrierkasse von **** mit Softwarestand **** ein. Bei mir läuft absolut Alles sauber. Die Schichtleiter zählen ihre Kassen, was ich täglich kontrolliere. Muss ich die Tageskasse mit dem hier ausgewiesenen Kassenbargeldbestand nochmals zählen? Dass ist doch nur die Summe aus den Schichten.
Ich setzte eine Registrierkasse von **** mit Softwarestand **** ein. Bei mir läuft absolut Alles sauber. Die Schichtleiter zählen ihre Kassen, was ich täglich kontrolliere. Muss ich die Tageskasse mit dem hier ausgewiesenen Kassenbargeldbestand nochmals zählen? Dass ist doch nur die Summe aus den Schichten.
Antwort:
Sehr geehrter Herr D.W.,
Nein. Offene Ladenkassen ( = "Geldkassetten") MÜSSEN täglich im Wege eines Kassensturzes gezählt werden. Der Bestand ist in das manuelle Kassenbuch einzutragen, möglichst noch nach Umsatzarten aufzugliedern. Bei REGISTRIERKASSEN sieht das ein wenig anders aus. Der BFH hat hier mit Urteil vom 1.10.1969 recht laxe Regeln aufgestellt und die Kassenbestandsaufnahme der Inventur (zählen, messen, wiegen...) zugeordnet. Anderseits haben Sie Differenzen zeitnah zu prüfen, was keinesfalls nur jährlich geschehen darf. Logisch gesehen muß die Summe der Schichten den Tag ergeben. Was aber wenn eine weitere Schicht geöffnet und geschlossen wurde, die Ihnen nicht vorgelegt worden ist? Entweder als Korrekturschicht, Trainingsschicht oder "ich schummele mal eben-Schicht"? Je nach Größe des Geschäftsbetriebes muß das Lot wochenweise geworfen werden, indem das Bargeld aufgenommen wird (Tresor + Wechselgeldbestand nicht vergessen !). Bei kleineren Betrieben mag spätestens die Monatskasse der Zeitpunkt sein, an dem das Bargeld komplett durchgezählt wird. Das Risiko ist hoch: Bleiben durch Fehleingaben hohe Differenzen stehen, kann die Kasse verworfen werden (Zuschätzung, wenigstens 2% vom Kassenumsatz, fünfstellige Steuernachzahlung). Sorry, ich würde TÄGLICH zählen und das dokumentieren. Wer schreibt, der bleibt.
Die gute Nachricht: Ihre Kasse ist GoBD fähig und Sie haben ab dem 1.1.2017 (Ende Übergangsfrist Kassenrichtlinie 2010) keine Probleme.
Freundliche Grüße nach Franken
Ihre WOTAX
Nein. Offene Ladenkassen ( = "Geldkassetten") MÜSSEN täglich im Wege eines Kassensturzes gezählt werden. Der Bestand ist in das manuelle Kassenbuch einzutragen, möglichst noch nach Umsatzarten aufzugliedern. Bei REGISTRIERKASSEN sieht das ein wenig anders aus. Der BFH hat hier mit Urteil vom 1.10.1969 recht laxe Regeln aufgestellt und die Kassenbestandsaufnahme der Inventur (zählen, messen, wiegen...) zugeordnet. Anderseits haben Sie Differenzen zeitnah zu prüfen, was keinesfalls nur jährlich geschehen darf. Logisch gesehen muß die Summe der Schichten den Tag ergeben. Was aber wenn eine weitere Schicht geöffnet und geschlossen wurde, die Ihnen nicht vorgelegt worden ist? Entweder als Korrekturschicht, Trainingsschicht oder "ich schummele mal eben-Schicht"? Je nach Größe des Geschäftsbetriebes muß das Lot wochenweise geworfen werden, indem das Bargeld aufgenommen wird (Tresor + Wechselgeldbestand nicht vergessen !). Bei kleineren Betrieben mag spätestens die Monatskasse der Zeitpunkt sein, an dem das Bargeld komplett durchgezählt wird. Das Risiko ist hoch: Bleiben durch Fehleingaben hohe Differenzen stehen, kann die Kasse verworfen werden (Zuschätzung, wenigstens 2% vom Kassenumsatz, fünfstellige Steuernachzahlung). Sorry, ich würde TÄGLICH zählen und das dokumentieren. Wer schreibt, der bleibt.
Die gute Nachricht: Ihre Kasse ist GoBD fähig und Sie haben ab dem 1.1.2017 (Ende Übergangsfrist Kassenrichtlinie 2010) keine Probleme.
Freundliche Grüße nach Franken
Ihre WOTAX
